Een document dat is ondertekend zodat het, zo nodig, als bewijsmiddel kan dienen, wordt ook wel een akte genoemd. Wanneer de akte in de vereiste vorm en bevoegdelijk is opgemaakt door ambtenaren, bij voorbeeld een notaris of deurwaarder, spreekt men over een authentieke akte. Akten die niet authentiek zijn, zijn onderhandse akten. Bij dit laatste kan, onder meer, gedacht worden aan een koop-, een aannemings-, een arbeids- en een huurovereenkomst.
De bewijskracht van de akte: dwingend bewijs en tegenbewijs
Authentieke akten leveren tegen eenieder dwingend bewijs op. Dit geldt echter wel alleen voor dat wat de ambtenaar omtrent zijn eigen waarnemingen en verrichtingen verklaart. De verklaringen van een contractspartij die in een authentieke of onderhandse akte zijn opgenomen, leveren alleen dwingend bewijs op voor zover dit betrekking heeft op door de ander contractpartner te bewijzen stellingen.
Om dit laatste met een voorbeeld duidelijk te maken: de verklaring van de notaris dat iemand op een specifieke datum voor hem is verschenen, levert dwingende bewijskracht op. De schriftelijke vastlegging door de notaris in de akte van de uitspraken die tegen hem zouden zijn uitgesproken, levert enkel bewijs op jegens diegene die de uitspraken heeft gedaan. De ratio hierachter is dat de notaris geen (specifieke) mogelijkheden en/of bevoegdheden heeft om de juistheid van deze uitspraken te controleren.
Met dwingende bewijskracht wordt bedoeld dat de rechter uit moet gaan van de juistheid van wat er in de akte staat. Daarmee is niet gezegd dat de akte ook doorslaggevend bewijs oplevert. De andere partij heeft namelijk de mogelijkheid om tegenbewijs te leveren. Dit geldt zowel ten aanzien van de onderhandse akte, maar ook ter zake de authentieke akte. Dit speelde, bijvoorbeeld, het arrest van het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden van 22 augustus 2017.
Een goedschrift
Wanneer slechts één van partijen in een onderhandse akte een verplichting aangaat, die bestaat uit de voldoening van een geldsom, levert die akte in principe enkel dwingend bewijs op als deze partij de akte geheel met de hand heeft geschreven of heeft voorzien van een goedkeuring die de geldsom voluit in letters vermeldt. Dit wordt ook wel een goedschrift genoemd.
De ondertekening en parafering
Een document wordt pas een akte, nadat het is ondertekend. Indien het document uit meerdere pagina’s bestaat, doen partijen er verstandig aan om alle pagina’s te paraferen en/of ondertekenen. Dat verkleint het risico op discussies (en procedures). In zijn arrest van 19 april 2019 heeft de Hoge Raad geoordeeld dat dit echter niet nodig is. Ook indien partijen alleen de laatste pagina van de akte hebben ondertekend, komt aan de gehele akte dwingende bewijskracht toe.
Diegene die de juistheid van de in het geding gebrachte akte betwist, zal zijn stellingen in dat geval dus moeten bewijzen. Daarvoor zal diegene, onder meer, kunnen verwijzen naar onverklaard gebleven onregelmatigheden in de tekst van de onderhandse akte, of naar de onwaarschijnlijkheid van de stellingen van degene die de akte inroept. Hierbij mag de rechter alle omstandigheden van het geval betrekken die hij relevant acht. Hij hoeft zich dus niet te beperken tot omstandigheden of stellingen die betrekking hebben op de totstandkoming van de tekst. De rechter houdt steeds een grote vrijheid bij de waardering van het bewijs.
De authenticiteit moet worden bewezen! Deze hoeft niet te worden ontkracht
In veel gevallen bestaat geen discussie over de authenticiteit van de akte. Vaak zal de totstandkoming daarvan niet worden betwist. Soms doen zelfs beide partijen een beroep op het document.
Het komt echter ook voor dat de ene partij een akte de authenticiteit betwist van de akte waarop de andere partij een beroep doet. Veelal zal dan ter discussie worden gesteld dat de handtekening daadwerkelijk door partijen is ondertekend.
In zijn arrest van 12 april 2019 heeft de Hoge Raad geoordeeld dat de andere partij de authenticiteit van de akte niet (gemotiveerd) hoeft te ontkrachten. De enkele (ongemotiveerde) betwisting van de authenticiteit volstaat. In plaats daarvan moet de authenticiteit van de akte juist worden bewezen door de contractpartner die een beroep op de akte doet. De reden hiervoor is dat aan de akte eerst dan (dwingende) bewijskracht toekomt, nadat is vastgesteld dat de akte authentiek is.
De “digitale akte”
De akte is van oudsher een fysiek document. Met het oog op de digitalisering van de samenleving heeft de wetgever geregeld dat een onderhandse akte ook op andere wijze dan bij geschrift, (waaronder) digitaal, kan worden opgemaakt. Voorwaarden daarvoor zijn (1) dat degene ten behoeve van wie de akte bewijs oplevert de akte kan opslaan op een wijze die de inhoud toegankelijk maakt voor toekomstig gebruik gedurende een periode die is afgestemd op het doel waarvoor de akte bestemd is te dienen en (2) dat een ongewijzigde reproductie van de inhoud van de akte mogelijk is. Indien niet (volledig) aan deze voorwaarden wordt voldaan, levert het (digitale) bestand geen bewijs op. Dit speelde, bijvoorbeeld, in de kwestie die leidde tot het vonnis van de kantonrechter Alkmaar van 16 maart 2022.
