Tijdens de looptijd van de arbeidsovereenkomst is de werknemer gehouden om (wekelijks) het overeengekomen aantal uren te werken. Op die verplichting bestaan echter enkele uitzonderingen. Zo hoeft de werknemer tijdens ziekte in principe niet te werken. Maar ook tijdens vakantieverlof is hij ontslagen uit de plicht om werkzaamheden te verrichten.
Het wettelijk recht op vakantieverlof
De recuperatiefunctie van vakantieverlof
Hoewel sommigen dat wellicht anders ervaren, wordt algemeen aangenomen dat het verrichten van werkzaamheden lichamelijk en geestelijk belastend is. Om daarvan te kunnen herstellen (in chique bewoordingen: te recupereren), heeft de wetgever bepaalt dat werknemers recht hebben op vakantieverlof. Dit wordt ook wel de recuperatiefunctie van vakantie(verlof) genoemd.
Het wettelijke vakantieverlof
Op grond van de wet heeft een werknemer op jaarbasis aanspraak op vakantieverlof van vier keer het aantal uren per werkweek. Per saldo moet een werknemer dus minimaal vier volledige werkweken vrij kunnen zijn.
De omvang van het wettelijke vakantieverlof is daarmee gekoppeld aan het aantal werkuren per werkweek. Een fulltimer heeft daarmee meer wettelijke vakantie-uren dan een parttimer. Daar staat tegenover dat die fulltimer ook meer vakantie-uren moet opnemen om één volledige week vrij te (kunnen) zijn.
De werknemer die gedurende een gedeelte van een jaar in dienst is, bouwt zijn vakantierechten pro rato op. De werknemer die van 1 januari tot 1 juli van enig jaar (dus zes maanden) in dienst is heeft daarmee recht op 2 volledige werkweken vakantie; de werknemer met een contract van 1 september tot en met 30 november (zijnde één kwartaal) op één week.
De doorbetalingsplicht van de werkgever
Gedurende het vakantieverlof is de werkgever verplicht om het salaris van de werknemer door te betalen.
Bovenwettelijk vakantieverlof
Een werkgever en een werknemer kunnen afspreken dat de werknemer aanspraak heeft op meer vakantiedagen dan de wet voorschrijft. Deze extra vakantiedagen worden bovenwettelijk vakantieverlof genoemd.
Deze afspraken kunnen zowel op individuele basis worden gemaakt (in de arbeidsovereenkomst), maar ook zijn vastgelegd in de CAO (de collectieve arbeidsovereenkomst).
Bij sommige feestdagen is het voor werkgevers en werknemers zelfs zo vanzelfsprekend dat die als vrije dag kwalificeren, dat niet eens specifiek door partijen wordt vastgelegd dat de werknemer die dag (betaald) vrij mag zijn. Dit zie je vooral terug bij Kerstmis, Pasen (tweede Paasdag), Hemelvaart en Pinksteren (tweede Pinksterdag). Deze feestdagen hebben wat dat betreft in Nederland een bijzondere positie.
De vaststelling van het vakantieverlof
Specifieke afspraken
In de arbeidsovereenkomst en de CAO kunnen afspraken worden gemaakt over de wijze waarop het verlof van de werknemer zal worden vastgesteld.
Hierbij kan in de eerste plaats worden gedacht aan de manier waarop verlof kan (of moet) worden aangevraagd en de wijze waarop de werkgever dit vervolgens afhandelt (erop beslist).
Er kunnen echter ook direct afspraken worden gemaakt over de data waarop en/of de periode(s) waarin de werknemer geacht wordt vakantie te nemen. Een bekend voorbeeld hiervan is de bouwvak-periode (in de bouw en aanverwante branches). Ook rond Kerst kennen veel bedrijven een bedrijfssluiting met een daaraan gekoppelde verplichte vakantie. Van docenten zijn zelfs (nagenoeg) alle vakantiedagen vastgelegd (te weten: de kindervakanties).
Anders is het verzoek van de werknemer leidend
Indien partijen hierover geen (specifieke) afspraken hebben gemaakt, dient de werkgever de werknemer vrij te geven op de momenten dat deze dat wil, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten.
Indien de werkgever dergelijke gewichtige redenen heeft, dient hij dat kenbaar te maken binnen twee weken na ontvangst van de vakantie-aanvraag. Wanneer de werkgever deze termijn laat verstrijken, is de vakantie vastgesteld conform de wensen van de werknemer.
Van gewichtige redenen zal, bijvoorbeeld, sprake zijn wanneer zwaarwegende bedrijfsbelangen van de werkgever zich tegen de afwezigheid van de werknemer verzetten. Zo zal het voor een werkgever (terecht) onacceptabel zijn wanneer alle medewerkers op hetzelfde moment met vakantie willen.
Het verval en verjaren van vakantiedagen
Zoals gezegd, hebben vakantiedagen als functie om de werknemer te laten herstellen (de recuperatiefunctie). Het is daarmee de bedoeling dat de werknemer de vakantiedagen ook daadwerkelijk opneemt. Anders komt de werknemer immers nog niet tot de gewenste rust.
Om de werknemer te motiveren om zijn vakantiedagen ook daadwerkelijk op te maken, kunnen deze niet oneindig worden opgespaard. Als ze niet tijdig worden ingezet, vervallen of verjaren ze. Op die manier wordt voorkomen dat werknemers “stuwmeren” aan vakantiedagen opbouwen.
Twee verschillende regimes
Bij de verjaring en verval van vakantiedagen moet een onderscheid worden gemaakt tussen de wettelijke en de bovenwettelijke vakantiedagen.
Wettelijke vakantiedagen vervallen na zes maanden
Wettelijke vakantiedagen vervallen in principe zes maanden na afloop van het jaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd. Daarmee vervallen deze in feite per 1 juli van het daaropvolgende jaar.
Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren na vijf jaar
Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren in beginsel vijf jaar na afloop van het jaar dat ze zijn opgebouwd.
Geen verjaring en verval als de werknemer geen vakantie heeft kunnen opnemen
In twee uitspraken van 6 november 2018 (Kreuziger / Land Berlin en Max Plancks / Shimizu) heeft het Hof van Justitie EU uitgesproken dat de Europese wet- en regelgeving zich in principe niet verzet tegen het verjaren of vervallen van vakantiedagen.
In diezelfde uitspraken heeft het Hof Van Justitie EU vervolgens echter ook geoordeeld dat het recht van werknemers op jaarlijkse vakantie met behoud van loon als een bijzonder belangrijk beginsel van sociaal recht van de Unie moet worden beschouwd.
In dat kader wordt van werkgevers verwacht dat zij hun werknemers daadwerkelijk in staat stellen om vakantie op te nemen. De bewijslast hieromtrent rust op de werkgevers.
Geen verjaring of verval als de werkgever vakantieverzoeken weigert
In dit kader kan het recht op vakantieverlof in de eerste plaats niet vervallen of verjaren als de werkgever de werknemer (al dan niet om gewichtige redenen) weigert om het vakantieverlof op te nemen. Dit zal op zich overigens ook niet verbazen. In die gevallen is het immers te wijten aan de werkgever (en ligt het daarmee buiten de invloedssfeer van de werknemer) dat de werknemer zijn vakantie-uren niet heeft opgenomen.
Geen verjaring of verval als de werkgever de werknemer niet waarschuwt
Van een werkgever wordt echter niet alleen verwacht dat hij zijn werknemers in de gelegenheid stelt om vakantieverlof op te nemen. Aanvullend moet hij er, pro actief, op toezien dat ze ook daadwerkelijk vakantieverlof opnemen. Zo nodig moet de werkgever zijn werknemers erop wijzen dat zij nog openstaande vakantiedagen hebben en dat deze – als ze niet tijdig worden opgenomen – zullen vervallen of verjaren.
Wanneer de werkgever dit nalaat, kan hij geen beroep doen op het vervallen of verjaren van de vakantiedagen. Dit ondervond de werkgever in de kwestie die leidde tot het vonnis van de kantonrechter Haarlem van 10 maart 2021.
All-in loon
In sommige gevallen kiezen werkgevers en werknemers ervoor om het (bruto)loon te vermeerderen met de afkoop van het vakantieverlof. Men spreekt dan over een all-in loon.
Het voordeel voor werkgevers van werken met een all-in loon is dat de administratieve druk vermindert. Er hoeft immers geen vakantieverlofadministratie te worden bijgehouden. Sommige werknemers op hun beurt hebben geen belangstelling voor (betaalde) vakantie. Denk aan scholieren en studenten met een bijbaan. Zij ontvangen vaak liever direct een hoger loon per gewerkt uur.
Over het algemeen oordelen rechters dat een all-in loon overeengekomen kan worden. Als voorwaarde daaraan stellen zij in de regel dan wel dat duidelijk is dat de werknemer een all-in loon ontvangt en wat dit all-in loon allemaal omvat. Voor werkgevers die met een all-in loon werken, is het dan ook verstandig om dit goed en helder te specificeren op de loonstrook. Eventuele onduidelijkheid zal in principe namelijk in het voordeel van de werknemer worden uitgelegd.
Hoewel rechters een all-in loon veelvuldig accepteren, kan erover worden gediscussieerd of een all-in loon overeenkomt met het wettelijke systeem. Een all-in loon voldoet immers noch aan de bewoordingen van de wet, noch aan de bedoelingen ervan. De wet geeft namelijk aan dat de werkgever “verplicht” is de werknemer betaalde vakantie te laten opnemen. Bij een afkoop van het vakantieverlof gebeurt dat niet. Daarnaast kan een all-in loon de werknemer ontmoedigen om vakantie op te nemen, doordat hij tijdens de vakantie verstoken is van loon. Op die manier wordt de recuperatiefunctie van het vakantieverlof ondermijnt.
Vakantie en ziekte
De hoofdregel
Tenzij dit het herstel belemmert, mag een zieke werknemer in principe met vakantie. Tijdens ziekte hoeft een werknemer daarvoor in beginsel geen vakantiedagen in te leveren. Dit geldt zowel in situaties waarin de werknemer tijdens zijn vakantie ziek wordt, maar ook in gevallen dat de werknemer tijdens zijn ziekte met vakantie gaat.
Wanneer een werknemer tijdens vakantie ziek wordt, is het dan ook verstandig om dit direct door te geven aan de werkgever. Anders zullen de ziektedagen vermoedelijk automatisch worden afgeschreven van het vakantieverlof (dat immers reeds was aangevraagd en verleend).
Uitzonderingen
Zoals (bijna) elke hoofdregel, kent ook dit uitgangspunt uitzonderingen.
Onderlinge afspraken
Voor wat betreft de bovenwettelijke vakantiedagen kunnen partijen onderling afspreken dat de vakantiedagen waarop de werknemer ziek is wel degelijk in mindering strekken op zijn vakantieverlof. Voorwaarde daarvoor is dat partijen deze afspraak schriftelijk vastleggen.
Ten aanzien van de wettelijke vakantiedagen is zo’n afspraak niet geldig. De werknemer is dan ook alleen ter zake de bovenwettelijke vakantiedagen aan zo’n afspraak gebonden.
Vakantiedagen inzetten bij “wachtdagen”
Naast, of in aanvulling op, het vorenstaande kunnen partijen overeenkomen dat vakantiedagen worden ingehouden bij, zogenoemde, “wachtdagen”.
Op grond van de wet kan de arbeidsovereenkomst of een CAO bepalen dat de werkgever de eerste dag of de eerste twee dagen van een ziekmelding het loon niet hoeft uit te betalen. Deze dagen worden “wachtdagen” genoemd.
Met deze afspraak beogen werkgevers een drempel op te werpen tegen al te gemakzuchtige ziekmeldingen. Op die manier wordt geprobeerd het ziekteverzuim te verlagen. Een ziekmelding heeft immers direct financiële gevolgen voor de werknemer, doordat hij geen salaris ontvangt, of een vakantiedag moet inleveren.
Vakantieverlof bij re-integratie
Wanneer een werknemer re-integreert, is hij verplicht het door de bedrijfsarts voorgeschreven aantal uren te werken en gedurende die tijd de door de bedrijfsarts aangegeven (re-integratieve) werkzaamheden te verrichten. Indien de werknemer hieraan geen gehoor geeft, loopt hij het risico dat de werkgever de betaling van het loon stopzet.
Overigens is het voor een werkgever ook niet zonder risico, wanneer hij de werknemer niet daadwerkelijk en actief aanspreekt op diens re-integratieverplichtingen. In dat geval loopt deze namelijk het risico dat het UWV een loonsanctie oplegt. In dat geval kan de loondoorbetalingsverplichting van de werkgever met maximaal één jaar worden verlengd (van twee naar drie jaar).
Re-integrerende werknemers moeten om die reden vakantieverlof aanvragen (en opnemen) in het geval zij tijdens ziekte met vakantie willen. In dat geval dient echter niet alleen verlof te worden opgenomen voor het aantal uren dat wordt gere-integreerd; er moet voor de gehele werkweek verlof worden opgenomen. Een werknemer met een fulltime contract (40 uur), die 20 uur per week re-integreert, dient dan ook 40 verlofuren per vakantieweek op te nemen. Daar staat tegenover dat de werkgever over die verlofuren 100% salaris moet uitbetalen.
