De arbeidsovereenkomst kan op initiatief van één van de partijen worden beëindigd, maar ook in onderling overleg. Wanneer partijen overeenstemming bereiken over de beëindiging van het dienstverband, zullen zij over meerdere onderwerpen afspraken (moeten) maken. De bereikte overeenstemming kan in een “gewone” overeenkomst worden vastgelegd, maar vaak wordt gekozen voor een bijzondere overeenkomst, te weten: de vaststellingsovereenkomst.
De onderhandelingen tussen partijen
De onderhandelingen tussen partijen beginnen meestal met een voorstel van de werkgever. De onderhandelingspositie van partijen hangt, onder meer, af van (1) hun juridische positie (als de werkgever een goed dossier heeft, is zijn positie sterker en omgekeerd) en (2) de mate waarin zij willen komen tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst (indien de werknemer graag weg wil, is zijn onderhandelingspositie minder sterk dan wanneer de arbeidsovereenkomst wat hem betreft ook mag voortduren).
De overeenstemming moet schriftelijk worden vastgelegd
Op grond van de wet is de overeenkomst waarmee de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd alleen geldig indien deze schriftelijk is vastgelegd. De mondelinge overeenstemming is daarmee dus niet voldoende. Overigens is het überhaupt de vraag of en, zo ja, hoe zou kunnen worden bewezen dat mondeling overeenstemming tot stand is gekomen, laat staat wat de inhoud daarvan is.
Indien de overeenstemming digitaal tot stand komt, wordt dat in beginsel als een schriftelijke vastlegging gezien. Dit geldt niet alleen als de overeenstemming per e-mail wordt bevestigd. Ook via sociale media, zoals WhatsApp, kan een bindende overeenkomst tot beëindiging van het dienstverband tot stand komen.
Dit laatste kan, onder meer, worden afgeleid uit de beschikking van de kantonrechter Haarlem van 18 februari 2020. Hoewel de rechter in die uitspraak oordeelde dat in die kwestie juist geen overeenstemming was bereikt, kan uit de motivering worden afgeleid dat hij van oordeel was dat in principe wel degelijk via WhatsApp overeenstemming had kunnen worden bereikt over het einde van het dienstverband. Hij concludeert namelijk niet dat geen overeenstemming is bereikt, omdat via WhatsApp is gecommuniceerd, maar omdat de werknemer overduidelijk niet ondubbelzinnig met de beëindiging van het dienstverband had ingestemd. De kantonrechter betrok daarbij dat de werknemer in het WhatsApp-verkeer de nodige voorbehouden had gemaakt.
Onderwerpen in de vaststellingsovereenkomst
Omdat de vaststellingsovereenkomst een einde maakt aan de arbeidsovereenkomst, is het van belang daarin alle (in potentie) tussen partijen spelende discussies te regelen. Partijen willen nadien over het algemeen immers niet meer met elkaar van doen hebben. Veelvoorkomende onderwerpen zijn:
WW-proof
In de regel zal de werknemer zijn aanspraken op WW, zoveel mogelijk, veilig willen stellen. Hoewel een werkgever daarover geen garanties kan verstrekken (het UWV beslist daaromtrent), kunnen partijen de kansen voor de werknemer wel (positief) beïnvloeden. Met het oog daarop wordt over het algemeen een “neutrale” beëindigingsreden in de overeenkomst opgenomen. Bedrijfseconomische omstandigheden bij de werkgever en een verschil van inzicht over de wijze waarop de functie moet worden vervuld, zijn vermoedelijk de meestvoorkomende beëindigingsgronden in een vaststellingsovereenkomst. Aanvullend is het verstandig om te benadrukken dat de beëindiging niet te wijten is aan de werknemer, meer specifiek dat de werknemer geen verwijten worden gemaakt die ontslag op staande voet zouden rechtvaardigen.
De einddatum
Het tweede onderwerp waarover partijen over het algemeen overeenstemming zullen moeten bereiken, is de einddatum. Dit is de datum waarop de arbeidsovereenkomst eindigt.
Wanneer de werknemer na de einddatum een werkeloosheidsuitkering (WW) wil aanvragen, is het van belang om bij het bepalen van de einddatum rekening te houden met de voor de werkgever geldende opzegtermijn. Het UWV houdt namelijk rekening met die fictieve opzegtermijn, bij de vaststelling van het aanvangsmoment van de WW-uitkering.
De beëindigingsvergoeding
De hoogte van de beëindigingsvergoeding
Wanneer de arbeidsovereenkomst op initiatief van de werkgever eindigt, heeft de werknemer in principe aanspraak op de transitievergoeding. De berekeningswijze hiervan is vastgelegd in de wet. Verkort samengevat, bedraagt deze (pro rato) 1/3e maandsalaris voor elk gewerkt dienstjaar. Slechts in uitzonderlijke omstandigheden mag een rechter hiervan afwijken.
Tijdens de onderhandelingen zijn partijen op geen enkele wijze aan (de berekeningswijze van) de transitievergoeding gebonden. Zij mogen hiervan dan ook afwijken in de mate die zij zelf willen, zowel in het voordeel van de werkgever als de werknemer. In de praktijk wordt (desondanks) vaak aansluiting gezocht bij (de berekeningswijze van) de transitievergoeding. Dit geeft partijen handvatten in die onderhandelingen.
Het betalingsmoment van de beëindigingsvergoeding
Meestal wordt uitvoerig onderhandeld over de hoogte van de beëindigingsvergoeding. Bij het betaalmoment wordt daarentegen vaak nauwelijks (tot niet) stilgestaan. Voor veel partijen (zowel werkgevers als werknemers) is het vanzelfsprekend dat de beëindigingsvergoeding vier weken of één maand na de einddatum wordt uitbetaald. Indien dit voor beide partijen akkoord is, is het natuurlijk ook niet nodig om hierover (uitgebreid) te onderhandelen.
Betaling van het gehele bedrag in één termijn is echter geen verplichting. Indien de liquiditeitspositie van de werkgever dat niet toelaat, maar ook in andere gevallen, bestaat de mogelijkheid om een betalingsregeling te treffen. Zodra de werkgever hierover begint, moet deze er echter wel bedacht op zijn dat de werknemer daar vaak argwanend op zal reageren. Door dergelijke gespreide betalingen loopt de werknemer immers langer het risico dat de werkgever op enig moment zijn betalingsverplichtingen niet meer zal kunnen nakomen. Dit vooruitzicht is met name weinig aanlokkelijk, wanneer de werkgever (vooraf) reeds meedeelt dat zijn financiële positie toch al niet goed is. Een vorm van zekerheid kan dan een optie zijn.
Vakantiedagen & vrijstelling van werk
Vakantiedagen die op de einddatum niet zijn opgenomen, moeten door de werkgever worden uitbetaald. Zeker wanneer de werknemer een stuwmeer aan vakantie-uren heeft, kan dit om serieuze bedragen gaan. Ter besparing van kosten kan het voor de werkgever dan gunstig zijn dat de werknemer de vakantiedagen voorafgaand aan de einddatum opneemt. Om de werknemer te motiveren om hiermee in te stemmen, wordt de werknemer vaak aangeboden dat hij als tegenprestatie dan wordt vrijgesteld van het verrichten van werkzaamheden. Bijkomend voordeel voor de werkgever kan zijn, dat de werknemer in dat geval ook geen onrust kan veroorzaken op de werkplek.
Ook voor werknemers kan zo’n vrijstelling voordelen bieden. Naast het feit dat een vrijstelling van werk de werknemer vrije tijd oplevert, krijgt hij ook tijd om zich te oriënteren op de arbeidsmarkt en te solliciteren.
Een outplacement- en/of opleidingsbudget
Na de beëindiging van het dienstverband zal de werknemer over het algemeen elders op de arbeidsmarkt verder willen (en moeten). Dat kan overigens in loondienst, maar ook als zelfstandige (zzp-er). Zeker wanneer de werknemer al langere tijd niet meer heeft gesolliciteerd, kan dat een spannende fase zijn. Een outplacementtraject kan dan een interessante optie zijn.
Veel werknemers zullen zichzelf direct beschikbaar achten voor de arbeidsmarkt. Zij weten wat ze willen en zijn ervan overtuigd dat zij over de benodigde opleiding(en) en ervaring beschikken. Voor andere werknemers kan dit anders liggen. Wanneer het langere tijd geleden is dat zij een opleiding hebben gevolgd, of als zij een geheel andere richting in willen, kunnen zij behoefte hebben aan een opleiding.
Wanneer de werkgever de werknemer hierin wil ondersteunen, kan hij besluiten om een outplacement- en/of opleidingsbudget aan te bieden. Indien de werkgever dit niet uit zichzelf aanbiedt, kan de werknemer hierom verzoeken.
Een bijdrage in de juridische kosten
De meeste medewerkers hebben niet veel ervaring met het opstellen en controleren van een beëindigingsovereenkomst. Het inschakelen van goede juridische ondersteuning is dan zeer verstandig. De belangen (waaronder het veiligstellen van een WW-uitkering) zijn immers groot. Tenzij de werknemer een rechtsbijstandverzekering heeft, zullen aan die ondersteuning kosten verbonden zijn.
In veel gevallen is de werkgever bereid om de werknemer een bijdrage te verstrekken in de kosten van juridische bijstand. Ook voor werkgevers kan het namelijk prettig zijn als de werknemer goede bijstand ontvangt. Dat vergemakkelijkt en versnelt vaak de onderhandelingen. Ervan uitgaande dat de werkgever een reëel voorstel heeft geformuleerd, zal de juridisch adviseur van de werknemer dit kunnen onderschrijven. Sowieso is de werknemer dan beter bewust van zijn (echte) juridische positie, hetgeen over het algemeen tot een realistischere opstelling leidt.
Het inleveren van eigendommen
Veel werknemers hebben eigendommen van de werkgever onder zich. Vaak wordt dan in de eerste plaats gedacht aan de leaseauto, de bedrijfstelefoon en de zakelijke laptop. Afgesproken moet worden of de werknemer deze moet inleveren (en, zo ja, op welke datum), of dat hij deze (al dan niet tegen een vergoeding) mag houden.
Maar ook (bedrijfsgevoelige) bestanden (op papier en/of digitaal) kunnen een relevant onderhandelingspunt vormen. Het is voor de oud-werkgever immers onwenselijk dat dergelijke (bedrijfsgevoelige) bestanden bij een oud-werknemer liggen, zonder dat hij weet wat die daarmee zal doen.
Het “teruggeven” van eigendommen kan echter ook de andere kant op werken. Een werknemer kan immers goederen aan zijn werkgever hebben uitgeleend, of bij zijn werkgever hebben gestald en/of opgeslagen. Bovendien zullen veel werknemers persoonlijke (digitale) bestanden – die zij bijvoorbeeld hebben opgeslagen op het computernetwerk van de werkgever of hebben verzameld in hun zakelijke e-mailadres – graag meenemen of willen kopiëren.
Een getuigschrift en/of referenties
Op grond van de wet hebben werknemers recht op een neutraal geredigeerd getuigschrift. In veel gevallen is de werkgever echter bereid een in positieve bewoordingen opgesteld getuigschrift te verstrekken en positieve referenties te geven.
Communicatie richting collega’s, relaties en derden
Verbazingwekkend vaak maakt het een medewerker niet uit hoe zijn vertrek richting zijn collega’s, de relaties van de werkgever en (andere) derden wordt gecommuniceerd. De collega’s met wie hij een goede band heeft, informeert hij zelf wel (voor zover ze dat niet al weten); de anderen komt hij wellicht nooit meer tegen.
Voor andere werknemers kan dit anders liggen. Met (onder meer) het oog op hun reputatie kunnen zij er belang bij hebben dat hun vertrek op een specifieke manier wordt gecommuniceerd. Maar ook werkgevers kunnen belang hebben bij eenduidige communicatie, door de werkgever en de werknemer. In die gevallen kan het verstandig zijn om hierover specifieke afspraken te maken.
Geheimhouding over de inhoud van de overeenkomst
Werkgevers hebben lang niet altijd een sterke onderhandelingspositie, wanneer zij willen komen tot de beëindiging van het dienstverband. Vaak leidt dat dan tot een hogere beëindigingsvergoeding voor de werknemer. In de regel zal de werkgever willen voorkomen dat dit bekend raakt binnen de organisatie (bij de andere medewerkers). Die zullen daar in een voorkomend geval immers hun voordeel mee (proberen te) doen. Om zulke situaties te voorkomen, bedingen werkgevers vaak dat de werknemer geen informatie omtrent te inhoud van de overeenkomst aan derden (inclusief collega’s) mag verstrekken, al dan niet gekoppeld aan een boete.
Post-contractuele bedingen
In veel gevallen hebben partijen in de arbeidsovereenkomst al afspraken gemaakt voor de periode nadat de arbeidsovereenkomst is beëindigd. Denk aan het non-concurrentiebeding, het relatiebeding, het studiekostenbeding en/of het geheimhoudingsbeding. Omdat deze bepalingen (juist) werking hebben op het moment dat de arbeidsovereenkomst is geëindigd, worden dit wel post-contractuele bepalingen genoemd.
Als partijen hierover niets regelen, blijven dergelijke bepalingen na de einddatum onverkort van kracht. Dat was immers de wil van partijen. Regelmatig worden hierover echter nieuwe afspraken gemaakt in de beëindigingsovereenkomst. Zo doen werkgevers frequent afstand van een non-concurrentiebeding, of wordt dit omgezet in een relatiebeding.
De bedenktermijn
Op grond van de wet heeft de werknemer recht op een bedenktermijn van 14 dagen, vanaf het moment dat er overeenstemming is over de vaststellingsovereenkomst. De werkgever dient de werknemer in de vaststellingsovereenkomst te informeren over deze bedenktermijn. Wanneer de werkgever dit vergeet/nalaat, bedraagt de bedenktermijn drie weken.
Ontbinding en vernietiging
Ontbinding
Indien één der partijen een verplichting uit een overeenkomst niet nakomt, kan de andere partij onder omstandigheden gerechtigd zijn om de overeenkomst te ontbinden. Voorwaarde daarvoor is dat de in gebreke zijnde contractpartner in verzuim verkeert.
Ontbinding van een beëindigingsovereenkomst kan echter een onwenselijk scenario zijn. Dan herleeft namelijk de arbeidsovereenkomst. Dat zullen de meeste partijen over het algemeen niet willen.
Om die reden wordt de mogelijkheid tot ontbinding vaak uitgesloten. Tenzij partijen specifieke boetebepalingen overeenkomen, bestaat de sanctie op overtredingen in zo’n geval in principe uit de verplichting tot vergoeding van de schade van de andere partij.
Vernietiging
Soms constateert één van de partijen achteraf dat hij bij het sluiten van de beëindigingsovereenkomst van een verkeerde veronderstelling is uitgegaan. Dan kan hem een beroep op dwaling toekomen. Wanneer een overeenkomst onder dwaling tot stand gekomen is, is deze vernietigbaar. Ook bij vernietiging herleeft de arbeidsovereenkomst, wat partijen – zoals gezegd – vaak niet wenselijk achten. Met het oog hierop wordt vaak (ook) afstand gedaan van het recht op vernietiging.
De redelijkheid en billijkheid prevaleren
Hoewel partijen ontbinding en vernietiging in beginsel mogen uitsluiten, kunnen de redelijkheid en billijkheid onder omstandigheden met zich brengen dat partijen geen beroep op die afspraak kunnen doen. Dit kan, onder meer, spelen wanneer achteraf blijkt dat de werknemer ten tijde van de ondertekening ernstig ziek was. Voor enkele voorbeelden verwijzen wij u naar dit artikel.
Finale kwijting
Met de beëindigingsovereenkomst wordt over het algemeen beoogd een einde te brengen aan alle rechtsverhoudingen tussen partijen. Om die reden wordt meestal afgesproken dat partijen over en weer niets meer van elkaar te vorderen hebben, na uitvoering (afwikkeling) van alle gemaakte afspraken. Men verleent elkaar dan algehele finale kwijting.
Indien partijen niet over alle tussen hen levende geschilpunten overeenstemming kunnen bereiken, kunnen ze besluiten om specifieke discussies expliciet van de finale kwijting uit te zonderen. Op die manier kunnen partijen gedeeltes van het debat afronden, terwijl ze ten aanzien van ander discussies hun rechten (waaronder het starten van een procedure) kunnen voorbehouden.
Vaststellingsovereenkomst of niet
De beëindigingsovereenkomst is in beginsel een “gewone” overeenkomst. Alle regels van het Nederlandse recht (waaronder de beschermingsbepalingen) zijn daarmee in principe steeds van toepassing.
Tijdens de onderhandelingen zal het partijen vaak niet (helemaal) duidelijk zijn hoe de rechter hun geschil zou beslechten, wanneer deze aan hem zou worden voorgelegd. Met de overeenstemming willen ze die onzekerheid (onduidelijkheid) beëindigen, zonder dat de rechter zich daarover hoeft uit te spreken. Om deze onzekerheid te beëindigen, en om toekomstige geschillen te voorkomen, kunnen partijen de tussen hen bestaande rechtsverhouding “vaststellen”. De overeenkomst waarin dit wordt vastgelegd, wordt een vaststellingsovereenkomst genoemd, wat vaak wordt afgekort tot VSO.
Aangezien het op zo’n moment een bewuste keuze van partijen is om de rechtsverhouding vast te stellen, kunnen zij daar niet (gemakkelijk) op terugkomen. In zoverre zijn partijen in meer gevallen (en “langer”) aan een vaststellingsovereenkomst gebonden, dan aan een “gewone” overeenkomst. Zeker als partijen de mogelijkheden tot ontbinding en/of vernietiging zoveel mogelijk willen uitsluiten, doen zij er verstandig aan om de beëindigingsovereenkomst als vaststellingsovereenkomst te kwalificeren, al kan de redelijkheid en billijkheid de partijafspraak – onder omstandigheden – ook dan overrulen.
Hoewel de vaststellingsovereenkomst ter beëindiging van het dienstverband, aldus, altijd een beëindigingsovereenkomst is, is een beëindigingsovereenkomst niet per definitie een vaststellingsovereenkomst. Deze termen worden dan ook ten onrechte in de praktijk vaak door elkaar gebruikt. Aangezien het (bij geschillen, achteraf) wezenlijk kan uitmaken of partijen een vaststellingsovereenkomst hebben gesloten, of een “gewone” beëindigingsovereenkomst, doen partijen er verstandig aan om goed af te wegen hoe zij de overeenkomst willen kwalificeren en dit goed vast te leggen.
Bijzondere situaties
Het tijdelijke dienstverband
Tenzij partijen in de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd een tussentijdse opzegmogelijkheid overeengekomen zijn, kan de werkgever de arbeidsovereenkomst niet tussentijds opzeggen. Indien de werknemer in zo’n geval instemt met de beëindiging van het dienstverband in onderling overleg, beschouwt het UWV dat als een benadelingshandeling. Een WW-uitkering wordt dan geweigerd.
Dankzij de contractsvrijheid kan zo’n tussentijdse opzegmogelijkheid niet alleen bij aanvang van het dienstverband overeengekomen worden, maar ook op een later tijdstip. In zijn uitspraak van 11 augustus 2021 heeft de bestuursrechter van de rechtbank Amsterdam uitgesproken dat een dergelijk beding zelfs in de beëindigingsovereenkomst kan worden overeengekomen.
De zieke werknemer
Tijdens de eerste 104 weken van de ziekte de werknemer geldt voor de werkgever een opzegverbod. Gedurende die periode staat het de werknemer niet vrij om in te stemmen met de beëindiging van het dienstverband. Als hij dat toch doet, kwalificeert van dat als een benadelingshandeling. Om die reden zal dan een WW- of ziektewetuitkering worden geweigerd. Per saldo kan een werknemer hierdoor tijdens de eerste 104 weken van zijn ziekte niet instemmen met de beëindiging van het dienstverband, zelfs al zou hij dat willen.
Frequent kan op enig moment met de nodige zekerheid worden uitgesproken wanneer de werknemer hersteld zal zijn. In die gevallen wordt geregeld overeengekomen om het dienstverband per die datum (of kort nadien) te beëindigen. Voor de werknemer is het dan wel van belang dat hij zich voorafgaand aan de einddatum daadwerkelijk hersteld meldt.
Eigenrisicodrager
Overheidswerkgevers en werkgevers in het onderwijs zijn op grond van de wet eigenrisicodrager t.a.v. de WW. Als eigenrisicodrager voor de WW betalen deze werkgevers de kosten van de WW-uitkering zelf, wanneer hun werknemers werkloos worden. De werknemer ontvangt de uitkering dan weliswaar van UWV, maar deze belast de daaraan verbonden kosten door aan de werkgever. Hier staat overigens tegenover dat deze werkgevers voorafgaand aan de beëindigingsdatum (dus tijdens de looptijd van de arbeidsovereenkomst) geen WW-premies aan het UWV hoeven af te dragen.
Voor zulke werkgevers heeft het weinig nut om het dienstverband te beëindigen, wanneer de werknemer vervolgens aanspraak maakt op een WW-uitkering. Dan blijven de kosten van de werkgever immers substantieel, terwijl daar geen werkzaamheden van de werknemer (loonwaarde) meer tegenover staan (staat). In de praktijk proberen deze werkgevers om die reden nog wel eens te bereiken dat de werknemer afstand doet van zijn aanspraken op een WW-uitkering, in ruil voor een hogere beëindigingsvergoeding. In andere gevallen trachten zij de WW-lasten af te schuiven op het UWV, door de werknemer tijdelijk in dienst te laten treden bij een “gewone” werkgever. Beide trajecten kunnen zeker voordelen voor de werknemer bevatten, maar hij dient zich wel steeds goed bewust te zijn van de daaraan verbonden risico’s.
Vragen?
Hebt u een medewerker met wie u het dienstverband wilt beëindigen? Of heeft uw werkgever meegedeeld dat hij het dienstverband met u wil beëindigen? Onze in arbeidsrecht gespecialiseerde advocaten hebben veel ervaring met het opstellen en controleren van beëindigingsovereenkomsten. Zij bespreken graag met u wat zij voor u zouden kunnen betekenen.
