Van werknemers wordt verwacht dat zij hun leven lang blijven leren. En van werkgevers wordt verwacht dat zij werken aan “employability”. Stilstand (ook op het gebied van kennis) leidt immers tot achterstand.
De kosten van trainingen en cursussen zijn over het algemeen echter niet goedkoop. In veel gevallen kunnen of willen werknemers de daaraan verbonden kosten niet dragen. Werkgevers zijn daartoe vaak best bereid. In veel gevallen verlangt de werkgever dan van de werknemer dat deze een studiekostenbeding ondertekent. Maar kan dat ook altijd?
Wat is een studiekostenbeding?
Een studiekostenbeding bevat de afspraken die partijen hebben gemaakt omtrent de kosten van een door de werknemer gevolgde opleiding of cursus. Meestal verplicht dit beding de werknemer om (een deel van) de door de werkgever gemaakte studiekosten (terug) te betalen als de arbeidsovereenkomst binnen bepaalde tijd (op verzoek van de werknemer) eindigt of niet wordt voortgezet.
Vaak wordt overeengekomen dat de terugbetalingsverplichting na verloop van tijd afneemt. Een veelvoorkomende afspraak is dat de werknemer de kosten volledig moet terugbetalen als hij het dienstverband in het eerste jaar na afronding van de cursus moet terugbetalen, maar dat deze verplichting elk volgend jaar met 1/3e afneemt.
De terugbetalingsverplichting kan zien op de kosten voor de opleiding en/of het studiemateriaal, maar ook op de loonkosten over de scholingsdagen.
Geen studiekostenbeding bij een aan de werkgever opgelegde scholingsverplichting
In sommige gevallen legt Europese regelgeving, nationale wetgeving, een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) of een regeling van een bestuursorgaan aan de werkgever de verplichting op om scholing aan zijn werknemers te verstrekken. Indien de werknemer die scholing nodig heeft om de overeengekomen werkzaamheden te kunnen uitvoeren, zijn werkgevers verplicht om dergelijke scholing kosteloos te aan te bieden. Dit is per 1 augustus 2022 ingevoerd, met de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden, per 1 augustus 2022.
Deze verplichting van de werkgever – om dergelijke scholing gratis te verstrekken – ziet zowel op de kosten van de opleiding zelf, alsook op de reiskosten (om de scholing te kunnen volgen), het studiemateriaal en het examengeld. De tijd die de werknemer aan deze scholing besteedt, kwalificeert als arbeidstijd en de scholing moet zoveel mogelijk onder werktijd kunnen worden gevolgd.
Elke hiervan afwijkende afspraak is nietig. Doordat deze wet onmiddellijke werking heeft, geldt dit zowel ten aanzien van nieuwe afspraken, maar ook ter zake voor 1 augustus 2022 gesloten studiekostenbedingen die voor 1 augustus 2022 zijn gesloten.
Voor overige scholingskosten is geen wettelijke regeling; regels uit rechtspraak
Voornoemde wettelijke regeling is, zoals gezegd, enkel van toepassing op scholing die de werkgever op grond van toepasselijk Unierecht, toepasselijke nationaal recht, een CAO of een regeling door of namens een daartoe bevoegd bestuursorgaan verplicht is aan zijn werknemers aan te bieden. Voor andere opleidingen en/of cursussen geldt deze verplichting – om de scholing kosteloos aan te bieden – niet. In die gevallen kan derhalve rechtsgeldig een studiekostenbeding overeengekomen worden, waaraan partijen gebonden blijven.
Anders dan voor veel andere bijzondere arbeidsrechtelijke afspraken, zoals de boeteclausule en het non-concurrentiebeding, is er geen wettelijke regeling voor het studiekostenbeding. Daarmee vormt de contractsvrijheid het uitgangspunt.
De contractsvrijheid is echter niet onbegrensd, zeker in het arbeidsrecht niet. In de rechtspraak zijn dan ook regels ontwikkeld omtrent de mogelijkheden om afspraken te maken over de eventuele terugbetaling van studiekosten. Dit wordt onder meer gebaseerd op goed werkgeverschap (artikel 7:611 BW) en de redelijkheid en billijkheid (de artikelen 6:2 en 6:248 BW).
De voorwaarden voor een studiekostenbeding
In zijn uitspraak van 10 juni 1983 (Muller/ Van Opzeeland) heeft de Hoge Raad uiteengezet waaraan een studiekostenbeding (ten minste) moet voldoen, wanneer een werkgever aanspraak wil kunnen maken op (terug)betaling van de studiekosten.
De periode van baat; de terugbetalingsperiode
In het beding moet worden vastgelegd over welke periode de werkgever baat heeft bij de door de studie verworven kennis en vaardigheden. Over deze periode kan de werkgever de kosten (maximaal) terugvorderen.
Evenredige vermindering van de terugbetalingsverplichting
Tevens moet het beding bepalen dat de (terug)betalingsverplichting vermindert naar evenredigheid van de terugbetalingsperiode. Dit wordt ook wel de “glijdende schaal” genoemd.
De werknemer moet weten wanneer hij moet terugbetalen
Tot slot moet het voor de werknemer duidelijk zijn in welke gevallen hij tot (terug)betaling gehouden is. Vaak zal dit ten minste het geval zijn als de werknemer het dienstverband tijdens of in een bepaalde periode na afronding van de opleiding beëindigt. Soms zal een werkgever ook (terug)betaling bedingen voor het geval het dienstverband eindigt omdat de werknemer een verlengingsvoorstel weigert.
Onder omstandigheden kan een werkgever zelfs bedingen dat de werknemer een terugbetalingsplicht heeft als het dienstverband op initiatief van de werkgever eindigt. Of zo’n bepaling in rechte standhoudt, hangt af van de omstandigheden van het geval. Hoe meer de werkgever invloed heeft op de beëindiging van het dienstverband, des te minder snel zal hij over het algemeen aanspraak kunnen maken op (terug)betaling van de studiekosten.
Schriftelijk
Hoewel de Hoge Raad (nog) niet heeft uitgesproken dat een studiekostenbeding schriftelijk overeengekomen moet worden, ligt dat wel voor de hand. Anders zal het voor de werkgever sowieso (nagenoeg) onmogelijk, maar in ieder geval heel lastig, zijn om te bewijzen dat de clausule aan de vereisten voldoet.
Het beding kan in de arbeidsovereenkomst staan, maar ook in een aparte studieovereenkomst of in een personeelsreglement zijn opgenomen. Soms is het geregeld in de toepasselijke cao.
Het is voor werkgevers verstandig om zorgvuldig te formuleren bij het opstellen van het studiekostenbeding. Eventuele onduidelijkheid zal namelijk in het voordeel van de werknemer worden uitgelegd. In de kwestie die leidde tot het vonnis van de kantonrechter Utrecht d.d. 31 juli 2019 liep de werkgever hier tegenaan, doordat hij het woord “amortisatie” had gebruikt. Hierdoor hoefde de werknemer uiteindelijk in het geheel niets aan de werkgever te betalen.
Een geldig studiekostenbeding is niet altijd afdwingbaar
Maar zelfs als de werkgever aan alle voorwaarden heeft voldaan, kunnen de omstandigheden van het geval met zich brengen dat de werkgever de werknemer niet aan het studiekostenbeding kan houden. Zo oordeelde de kantonrechter Nijmegen in zijn vonnis van 15 februari 2013 dat de werkgever in die kwestie geen aanspraak had op (terug)betaling van de studiekosten. Als redenen daarvoor gaf de rechter, onder meer:
- dat de werkgever geen opleiding had gevolgd aan een onafhankelijke onderwijsinstelling, maar enkel intern was opgeleid;
- dat de werknemer geen diploma had ontvangen dat hij aan potentiële nieuwe werkgevers zou kunnen tonen als bewijs van opgedane kennis en verworven vaardigheden;
- dat de werknemer zelf het opleidingsprogramma had aangepast, omdat er naar zijn mening sprake was van een overlap met de leerstof die hem op de universiteit was aangeboden;
- dat de inspanningen die die de werkgever had geleverd tot de normale investeringen behoren die een werkgever behoort te doen om de werknemer binnen de onderneming op te leiden;
- dat de investering van de werkgever reeds was verdisconteerd in het relatief lage salaris dat aan de werknemer was uitbetaald.
Onder deze omstandigheden was het beroep van de werkgever “op de terugbetalingsregeling in strijd is met de eisen van goed werkgeverschap en daarmee in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar.”
